Einleitung
In der Praxis des Wohnungseigentumsrechts kommt es nicht selten vor, dass Mitglieder eines Verwaltungsbeirats ihre Rolle mit jener eines gesellschaftsrechtlichen Aufsichtsrats verwechseln. Dies führt nicht nur zu Missverständnissen, sondern kann auch zu einer erheblichen Belastung der Verwaltungsarbeit und der Eigentümergemeinschaft insgesamt führen. Es daher von zentraler Bedeutung, die gesetzlich definierten Aufgaben und Befugnisse des Verwaltungsbeirats klarzustellen – und zwar im rechtlichen Kontext des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) und nicht etwa unter Anlehnung an aktien- oder gesellschaftsrechtliche Vorbilder.
I. Der Verwaltungsbeirat im Wohnungseigentumsrecht
Gemäß § 29 WEG ist die Bestellung eines Verwaltungsbeirats nicht verpflichtend, sondern eine freiwillige Option der Eigentümergemeinschaft. Der Beirat besteht üblicherweise aus einem Vorsitzenden und zwei weiteren Mitgliedern, wobei die konkrete Zusammensetzung durch Eigentümerbeschluss geregelt werden kann. Seine Funktion ist ausdrücklich unterstützender Natur.
II. Aufgaben des Verwaltungsbeirats
Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats sind gesetzlich begrenzt und lassen sich in diese Hauptbereiche gliedern:
1. Unterstützung des Verwalters
• Der Beirat dient in erster Linie als Vermittlungs- und Kommunikationsorgan zwischen Verwalter und Eigentümergemeinschaft.
• Dies beinhaltet die Beratung bei der Vorbereitung von Eigentümerversammlungen, das Erörtern von Instandhaltungsmaßnahmen oder das Feedback zu Verwaltungsmaßnahmen.
• Der Verwalter darf erwarten, dass sich der Beirat konstruktiv einbringt, ohne jedoch seine Verwaltungszuständigkeit zu unterlaufen.
2. Überwachung des Verwalters
• Diese Überwachung ist nicht im Sinne einer umfassenden Kontrolle zu verstehen, sondern im Sinne einer begleitenden Plausibilitätsprüfung.
• Der Verwaltungsbeirat hat keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter und ist auch nicht befugt, Entscheidungen des Verwalters zu korrigieren oder zu blockieren.
• Eine inhaltliche Kontrolle, wie sie ein Aufsichtsrat gegenüber einem Vorstand ausübt, ist dem Beirat ausdrücklich nicht gestattet.
3. Prüfung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans
• Nach § 29 Abs. 2 WEG ist dem Beirat die Aufgabe zugewiesen, die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan zu prüfen und hierzu Stellung zu nehmen.
• Diese Stellungnahme ist für die Eigentümerversammlung hilfreich, jedoch nicht bindend.
• Die Prüfung durch den Beirat ersetzt nicht die individuelle Prüfungspflicht jedes Eigentümers.
4. Einberufung Eigentümerversammlung
• Gemäß § 24 Abs. 3 WEG kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter eine Eigentümerversammlung einberufen, wenn kein Verwalter bestellt ist oder der Verwalter sich pflichtwidrig weigert, die Versammlung einzuberufen.
• Diese Möglichkeit stellt sicher, dass die Eigentümergemeinschaft auch ohne aktiven Verwalter handlungsfähig bleibt.
• Die Einberufung muss in Textform erfolgen, mit einer Frist von mindestens drei Wochen, sofern keine besondere Dringlichkeit vorliegt.
5. Mitwirkung bei der Protokollunterzeichnung
• Nach § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter verpflichtet, das Protokoll der Eigentümerversammlung mit zu unterzeichnen.
• Zusätzlich unterzeichnen der Versammlungsleiter (in der Regel der Verwalter) und ein weiterer Wohnungseigentümer das Protokoll.
• Die Unterschrift des Beiratsvorsitzenden bestätigt die ordnungsgemäße Protokollierung der Beschlüsse, nicht jedoch deren inhaltliche Richtigkeit.
III. Abgrenzung zum Aufsichtsrat – Warnung vor Fehlvorstellungen
Ein häufiges Missverständnis ist die Annahme, der Verwaltungsbeirat habe eine ähnliche Rolle wie ein Aufsichtsrat nach dem Aktiengesetz. Diese Vorstellung ist aus rechtlicher Sicht unhaltbar:
• Keine Kontroll- oder Weisungsbefugnis: Der Verwaltungsbeirat kann weder in die Verwaltungsführung eingreifen noch Anordnungen erteilen.
• Keine Organstellung: Der Beirat ist kein Organ der Eigentümergemeinschaft im Rechtssinne.
• Keine Haftungspflicht wie im Gesellschaftsrecht: Während Aufsichtsräte bei Pflichtverletzungen einer strengen Organhaftung unterliegen, haftet der Verwaltungsbeirat nur bei grob fahrlässigem oder vorsätzlichem Fehlverhalten (§ 29 Abs. 3 WEG).
• Keine Entscheidungskompetenz: Beschlussfassungen bleiben ausschließlich der Eigentümerversammlung vorbehalten – der Beirat kann hierbei weder stellvertretend tätig werden noch eigene Beschlüsse fassen.
IV. Praktische Hinweise für Beiratsmitglieder
Aus Sicht des Verwalters empfiehlt es sich, potenziellen oder neuen Beiratsmitgliedern die folgenden Grundsätze zu vermitteln:
• Der Beirat soll begleiten, nicht dirigieren.
• Die Rolle ist ehrenamtlich, kein Machtinstrument.
• Zusammenarbeit basiert auf Vertrauen und Transparenz, nicht auf Kontrolle und Misstrauen.
• Bei Unsicherheiten hinsichtlich der eigenen Befugnisse sollte stets rechtlicher Rat eingeholt und keine eigenmächtigen Schritte unternommen werden.
V. Fazit
Der Verwaltungsbeirat ist ein wichtiges Instrument der Selbstorganisation der Wohnungseigentümergemeinschaft, dessen Rolle jedoch klar begrenzt ist. Wer sich zur Übernahme eines Beiratsamts bereiterklärt, sollte sich der unterstützenden Funktion und nicht der kontrollierenden Machtfülle bewusst sein. Eine Überhöhung der eigenen Rolle – etwa durch Orientierung an gesellschaftsrechtlichen Kontrollorganen – ist weder rechtlich zulässig noch praktisch zielführend.
Für ein funktionierendes Miteinander ist es daher unerlässlich, dass Beiräte, Verwalter und Eigentümer sich ihrer jeweiligen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten bewusst sind – und gemeinsam im Sinne der ordnungsgemäßen Verwaltung handeln.